来客対応は可能⁈急な来客時に対応してくれる業者は？？
バーチャルオフィスは、物理的なスペースを持たずにビジネスを運営するための住所を借りる事ができる便利なサービスです。しかし、借りた住所に常駐していないため、来客対応が必要な場合に信頼性に影響を与えることがあります。また、機会損失を防ぐためにも、適切な来客対応が不可欠です。今回は、なぜバーチャルオフィスでも来客対応が重要なのか、想定さるシチュエーションと具体的な理由について詳しく探ります。さらに、バーチャルオフィス専業業者がどのように来客対応を行っているかも整理し、比較していきます。
なぜ来客対応は必要なのか？
ビジネスで来客は一般的にある事です。しかし、予め予定されている場合以外には、突然来客があるケースもあります。例えば既に契約しているクライアントの場合、時折「挨拶代わりに立ち寄る」こともあるかもしれませんが、新たに取引を始める前には「信頼性を確認するために訪れる」こともあります。また、金融機関が口座開設や融資の審査の際に、担当者が「登記上の住所を確認するため」に訪れることもあり、その際の対応は非常に重要です。
バーチャルオフィスが提供している主な来客対応サービスは？
バーチャルオフィスへ取引先や金融機関などの来客があった場合、そこに住所を置いているのか、又はしっかりとオフィスが存在しているのかがわかる事が重要です。来客対応の概念は一般的なオフィスの場合、大企業であれば専属の受付担当が常駐していたり、又は一般的なオフィスの場合は受付け電話が置いてあり、そこから担当者を呼び出す形が一般的です。ただ、バーチャルオフィスの場合は、一つの住所を数多くの利用者でシェアしているため、一般的なオフィスでの対応と同等までの対応は厳しいのが実情です。しかし、そこに住所を置いている事を伝える事は可能なため、最低限のサービスを提供してくれます。そのサービスの観点を4つの視点から比較していきます。
- 来客対応可否（名刺受取り含む）
- 対応時間
- 来客があった旨の通知
■各業者の来客対応について
| ワンストップビジネスセンター | DMM | GMOオフィス | レゾナンス | karigo | ナレッジソサエティ | ユナイテッドオフィス | アントレサロン | Virtualoffice1 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 対応可否 | 可 | 可 | 不可 | 不可 | 可 | 可 | 不可 | 不可 | 可 |
| 対応時間 | 9:00～18:00 | 10:00～18:00 | – | – | 11:00～16:00 | 10:00～17:00 | – | – | 11:00～16:00 |
| 通知 | あり | あり | – | – | あり | あり | – | – | あり |
| 備考 | バーチャルオフィスである事は伝える。 | バーチャルオフィスである事は伝える。 | バーチャルオフィスである事は伝える。 | バーチャルオフィスである事は伝える。 |
※対応可であっても、店舗によっては対応不可の場合があります。詳細は各社HP等でご確認ください。
※郵便物、郵送物の受取対応は含まれておりません。郵便物の受取り対応等はこちらをご覧ください。
まとめ
もしも、取引先や金融機関が来客した場合に対応をして欲しい場合には、事前にサービス内容やその店舗がサービスを行っている店舗か確認をする事をおすすめします。また、顧客などへバーチャルオフィス利用を伝えても信用等に影響しない場合、自分から伝えておく事も一つの策かもしれませんね！今の時代、バーチャルオフィス利用は堂々と選択できるオプションの一つです！