バーチャルオフィスで来客対応サービスはある！
バーチャルオフィス業者の中で来客対応サービスを提供している業者はあります。サービス内容は各社様々ですが、受付が常駐し、来客があった場合に対応をしてくれるサービスです。しかし、どの業者やどの拠点にも来客対応サービスがついている訳ではありません。そのため、来客対応サービスを行っている業者や拠点、対応内容は予め調べ部分にあったサービスを選ぶ事をおすすめします。
来客受付サービスとは
一般的にはオフィスへ来客があった場合、来客者が受付の電話を鳴らし、担当者へ繋ぐケースがほとんどだと思います。しかし、大企業や来客が多い会社などの場合は来客時に対応する受付担当を置いているケースも少なくありません。受付での対応業は出迎え、来客名簿への記入依頼、担当者への取り次ぎ、打ち合わせスペースへのご案内がなどがあります。このようなケースの場合は事前にアポをとっているケースが多いと思いますが、稀にアポなし来客があるケースもあると思います。
バーチャルオフィスの場合、事前にアポが入れておれば会議室レンタルや他の打ち合わせすスペースなどのバーチャルオフィス以外の場所を指定できると思いますが、突然の場合は対応が難しいと思います。また、突然の来客でバーチャルオフィスとわかってしまうと信用に影響がある場合に対応するため、バーチャルオフィス業者が受付サービスを行っているところもあります。サービス内容は訪問客に対して、自分が不在の旨を伝え要件を聞き、訪問があった方の情報を共有しれくれるサービスです。
来客受付サービスを選ぶポイント
来客受付サービスを提供している場合でも各社によってサービスが違います。そのため、どの業者のサービスを選ぶかのチェックポイントは押さえておくべきです。
- 受付スタッフはどのような方が常駐しており、どのような対応をしているか
実際に人がどのような形で常駐しているか。自分のイメージにあっているか。 - 駅からの交通アクセス
アクセスに問題はないか。もしも来客があった場合のため、自分でもルート等を事前確認する事をおすすめします。 - 受付スタッフが常駐している建物の外観、内装やオフィスの清潔度
企業名等の表札が出ていないケースもあると思われるため、来客者が迷わないかを確認する事も必要です。 - 来客対応をしてくれる曜日や時間。年末年始の対応等
最低でも自分が外部へ伝えている営業時間は対応しているかを確認する事をおすすめします。 - 挨拶や接客内容から自分への報告までの内容
接客の流れ、その後自分への報告の内容を報告の仕方を確認する。 - 来客時に使える会議室や商談スペースの人数、又は混雑状況などを確認する
そのまま会議室で打ち合わせをする場合、商談スペースの利用可能人数や混雑状況、利用可能時間は確認する事をおすすめします。 - 受付サービスの利用料
各社サービス内容と利用料金は異なります。そのため、自分にあった内容とコストかを確認する必要があります。 - 多言語対応の可否
日本語以外の方が訪れる可能性がある場合、言語を確認しておくと便利です。